Seria o segredo para uma melhor colaboração entre humanos… robôs? Certamente não. Mas a tecnologia e a automação podem nos ajudar a trabalhar melhor juntos. A combinação certa de ferramentas colaborativas permite que a equipe crie, organize e use ideias e informações de forma eficiente, para que haja menos conflitos e mais produtividade.
Ferramentas colaborativas são como impressões digitais – cada empresa usa uma. Se você quiser ter um vislumbre de como podem ser variadas, esse artigo lhe ajudará.
Então, como escolher aquelas que funcionam melhor para você e sua equipe? Primeiramente, há quatro considerações principais a fazer:
Cabe no orçamento? O orçamento afeta quais (e quantas) ferramentas poderão ser usadas. Quanto menor o orçamento, melhor optar por aplicativos multifuncionais em vez de ferramentas específicas.
Ajuda com tarefas específicas da equipe? Embora existam algumas tarefas que toda equipe executa, como enviar mensagens e colaborar em projetos, pode haver tarefas específicas da área, o que exigirá soluções mais focadas.
É capaz de lidar com o volume de trabalho e o tamanho da equipe? O número de pessoas e o volume de trabalho podem afetar o preço das ferramentas, bem como os recursos aos quais você tem acesso.
É compatível com as outras ferramentas? A menos que encontre alguma que seja capaz de lidar com todos os processos da empresa, você precisará trabalhar em vários aplicativos diferentes. Conforme a carga de trabalho aumenta, conectar ferramentas umas com as outras será essencial, seja de forma nativa ou por meio de uma plataforma de automação.
As ferramentas colaborativas variam bastante, mas isso não significa que não tenham muito em comum. Aqui estão as categorias que devem ser consideradas ao criar seu conjunto de aplicativos de colaboração.
1. Software de gerenciamento de projetos
Um aplicativo de gerenciamento de projetos permite compartilhar e atribuir tarefas, gerenciar prazos e adicionar marcos. O Airbnb optou pela Asan, por exemplo. Mas, mesmo pequenas empresas têm muitas opções para escolher. Se o orçamento estiver apertado, crie um sob medida com ferramentas como o Notion.
2. Aplicativos de gerenciamento de arquivos
À medida que a equipe cresce, o número de arquivos aumenta exponencialmente. Torna-se necessário um sistema de gerenciamento de documentos que não apenas tenha a capacidade de armazenar os arquivos, mas que também facilite o acesso e os mantenha seguros. O Google Drive é uma opção bastante popular, pois se integra perfeitamente a outros aplicativos do Google Workspace. Mas, antes de escolher, saiba mais sobre como avaliar e decidir qual o melhor aplicativo de armazenamento em nuvem para você.
3. Lousas digitais online
As lousas digitais ou de diagrama permitem que as equipes realizem brainstormings, organizem pensamentos e criem gráficos.
As ferramentas colaborativas podem facilitar tarefas específicas, como agendar reuniões ou compartilhar documentos. Mas, quanto mais ferramentas você usa, mais se vê tendo que alternar janelas para realizar o trabalho.
Conectar os aplicativos colaborativos e configurar automações para tarefas repetitivas garante que nenhum dado seja esquecido e permite que você use seu tempo em atividades que realmente importam.
